档案业务知识

1、档案装订时为什么必须去除金属装订物？

答：因为回形针等金属装订物容易生锈，所以在档案整理过程中必须去除金属装订物，以利延长档案寿命。

2、为什么不能用圆珠笔书写档案？

答：圆珠笔的问世，给当代社会提供了方便流利的书写工具，深受人们的欢迎。但若使用圆珠笔书写作为永久、长期保存的档案，时间一长，字迹就会褪色。所以要求大家增强档案意识，杜绝用圆珠笔书写需要归档的档案材料。

3.我们经常看到有档案盒和无酸纸档案盒他们到底有什么不同呢？

  无酸纸档案盒的称呼来源于其材质，无酸就是指纸张的pH值为7.0 (中性) 或更高(碱性)。在正常的使用和保存条件下，无酸纸的使用寿命可以达到200年左右。而且不会出现明显的变质现象。

 我们在看看无酸纸档案盒和牛皮纸档案盒的区别    

1）用纸      

 无酸纸档案盒：用340克无酸纸双裱而成。  

 牛皮纸档案盒：用做一般纸箱的箱板纸，约250克（严格意义上并不是牛皮纸）                                                             2）厚度  

 无酸纸档案盒：双裱后680克的无酸纸的厚度纸一毫米

 牛皮纸档案盒：箱板纸约250克，双裱后约0.7毫米  

3）颜色及平整度  

 无酸纸档案盒：颜色均匀，色淡，纸张表面光洁平整

 牛皮纸档案盒：颜色土黄不均，色差大，表面粗糙

4.档案盒规格有哪些？

不同类型的档案盒，档案盒规格不一样，封面尺寸规格采用310mm×220mm，厚度10mm——60mm，盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒，供A4型纸用。

5.在折叠档案盒的时候，在卷盒脊背等陈迹线处偶尔会出现断裂、起毛现象，如何预防这种现象的发生呢？

   在卷盒的折叠处正背面辨别沾温水擦拭１～２分钟后再折叠结果最佳，此时断裂处及起毛处均最低。做法：①把档案盒平放在桌子上，用旧毛巾和软布沾温水沿折叠线陈迹正、反两面重复擦拭，端头要比其它当地多擦几下；②擦试后停放１－２分钟，待水迹洇干后再进行折叠。

6.为什么每卷每盒档案都必须放置备考表？

答：备考表是用以对卷（盒）内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来填写这些内容。

此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。

7.什么叫电子文件与纸质文件“双套制”收集归档？

答：信息时代实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档是一种必然的最佳选择。所谓“双套制”，即将经确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件，收集时必须将电子文件的硬拷贝与相应的纸质文件一并归档。

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