民营企业档案实用知识技能60问(一)

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1、什么是民营企业档案?

民营企业档案,是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的,对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。民营企业档案反映了民营企业成长与发展的历程,是企业的重要资产和信息资源,也是企业文化的积淀。



2、民营企业为什么要建立健全档案工作?

民营企业档案是记录和反映民营企业各项活动和历史面貌的第一手材料,是企业资产的重要组成部份,是企业生产、经营、管理和科研等各项工作的基础。良好的档案管理,有助于民营企业增加技术和知识储备,促进企业保护好知识产权和商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障;有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,维护企业的经济利益和合法权益;有助于民营企业构筑企业信用体系,提高企业诚信度,树立企业形象;有助于民营企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材,展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,创新企业经营理念,提升企业的文化品位。



3、民营企业建档有哪些基本要求?民营企业规范化建档、现代化档案管理有哪些要求?

民营企业建档的基本要求要做到四个“有”,即有人管理档案;有档案管理制度;有保存档案的场地、装具;有各种门类和载体的档案材料并开展了档案的归档和管理工作。[详见江苏省民营企业档案工作要则(A类)]

民营企业规范化建档的要求有:一是在组织管理上,建立了与单位实际相适应的档案管理体制和档案工作机构,配置了专兼职档案人员,制定并落实了文件材料整理归档等一系列档案工作制度。二是在档案保管条件上,配置专用的档案库房并符合库房管理的“八防”要求,配置符合要求的档案装具及设备设施,以长久地保障档案安全完整。三是在档案基础业务建设上,能够按标准规范开展文件材料归档及档案整理、保管、鉴定、统计工作。四是在开发利用工作上,编有一系列档案检索工具,编有各种层次的档案编研材料并产生了较显著的经济和社会效益。[详见江苏省民营企业档案工作要则(B类)]

民营企业现代化档案管理的要求,在规范化建档的基础上,达到以下五个方面要求:一是档案管理体制健全,建立了企业档案馆,实施档案、信息、图书、资料等信息资源一体化管理模式;二是档案资源储备丰富,建立了经营管理档案、科技档案、照片档案、会计档案、音像档案、实物档案、电子档案以及信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户市场档案、企业文化档案、职工档案等企业核心档案类型;三是档案保护保管设施先进,建立标准化档案库房,设有温湿度自动调节设备、自动化防盗防火报警、监控灭火设备;四是档案信息化进入企业信息化一盘棋,建立企业档案信息化综合管理平台,实现企业办公系统及ERP等系统应归档电子文件的在线归档和脱机归档保存;五是设有内容丰富、形式多样的陈列室,用档案展示企业发展历程、经营特色、文化与形象,档案在企业管理、产品研发、技术改造、设施设备维护、市场营销、反不正当竞争、反倾销、维权应诉中发挥显著作用。[详见江苏省民营企业档案工作要则(C类)]



4、民营企业建档工作如何起步?

首先要增强档案意识和依法治档观念,重视档案管理,将档案工作纳入企业领导的议事日程;其次,建立档案管理制度,并纳入企业各项管理规章,使档案工作与企业各项工作同步进行;第三,为保证档案的安全和有序管理,配备必要的档案保管设施、设备,有专门的保管场地。



5、民营企业档案工作部门的职责是什么?

(1)贯彻执行《档案法》和《企业档案管理规定》等有关法律、法规和方针政策,制定企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,统筹规划企业档案工作;

(2)指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(3)负责企业档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(4)监督、指导企业所属机构(含境外机构)的档案工作。



6、民营企业档案室所在部门负责人的职责与作用是什么?

民营企业档案室所在部门负责人的主要职责是:

(1)贯彻落实《档案法》及档案工作方针、政策,建立、健全各项档案管理制度;

(2)主持编制企业档案工作长远规划及年度工作计划,并负责组织实施;

(3)组织档案工作人员学习掌握档案管理专业知识,学习档案管理工作先进经验,督促和指导综合档案室加强基础建设。

(4)争取企业领导对档案工作的重视,及时解决档案管理工作所需的人、财、物的问题,确保档案工作正常运转;

(5)与企业各部门沟通协调,及时完成档案的收集、整理和提供利用工作。



7、民营企业档案管理人员的职责是什么?

企业档案管理人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和业务能力。具体职责:

(1)认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、规章和业务规范,制定企业的档案工作制度;

(2)负责做好企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作;

(3)负责指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(4)监督指导企业所属机构的档案工作;

(5)严格遵守保密纪律,确保档案机密的安全;

(6)根据企业的实际需要,利用档案资料编写实用的参考资料。



8、民营企业兼职档案管理人员的工作职责是什么?

(1)认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策,严格执行企业制定的档案工作各项规章制度;

(2)负责本部门具有保存利用价值的各种门类文件材料的收集、整理、归档工作;

(3)负责各类文件材料移交前的积累、保管工作;

(4)根据有关规定,每年定期向综合档案室移交档案。



9、民营企业档案工作制度包括哪些主要内容?

民营企业应根据档案工作各环节需要,制定相关制度,是企业管理性制度体系的重要组成部分。包括一般性制度——档案管理制度(、专项制度——档案工作岗位责任制、档案收集归档、鉴定、利用等制度。执行中,档案管理制度是企业全体员工共同遵守的,文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理等制度需要相关部门配合档案部门贯彻实施;档案岗位制、档案保管等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。

(1)文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。

(2)档案库房管理制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件,特殊载体档案保管方式,档案进、出库房要求;对受损档案的处置原则和要求。

(3)保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。

(4)利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。

(5)移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。

(6)电子文件管理制度应对企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。

(7)鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。



10、民营企业档案主要有哪些门类?

民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特殊载体类等11个基本大类档案,以及根据企业需要建立的客户市场类档案、企业信用档案、企业知识产权档案、企业文化类档案等档案门类。



11、民营企业文书档案收集哪些材料?

文书档案是指民营企业在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理等工作活动中形成的档案。主要有:

(1)反映企业历史变迁和发展过程的文件材料,包括企业发展史、大事记、年鉴、会议记录、企业发展变迁记录,民营企业经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结等文件材料。

(2)企业在党委(党支部)、工青妇团组织活动中及企业资证管理、日常行政工作、事务性工作中形成的文件材料。包括党委(支部)年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇团组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件、人事任免、职工名册,组织企业文化活动、展示企业文化的文件材料;企业重大专题的调研报告、经验介绍、会议材料等;企业在人力资源管理、教育培训方面形成的文件材料,包括劳动调配、定员、职称、调资、定级晋职、奖励、惩处材料、干部职工教育、技术培训的文件、教材等材料;报道性材料,如新闻媒体关于企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等);信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等。

(3)企业在经营活动方面形成的文件材料,包括资产产权管理、计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息管理、客户信息管理、知识产权维护及有关信用工作中形成的文件材料,企业在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面文件材料。

(4)企业在生产技术管理方面所产生的文件材料。包括:生产管理、质量检查报告、标准管理、卫生达标、环境保护等文件材料;



12、民营企业科技档案收集哪些材料?

科技档案是指企业在从事生产、科研、基建、设备管理等活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案具有成套性的特点,是民营企业档案收集工作的重要方面。主要有:

(1)产品研制生产过程中形成的产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、有典型代表意义的实物、产品说明书及底图等,产品开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、技术转让、专利申请与批准、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文和著作等;

(2)科学技术研究活动中形成的课题申请报告及相关论证文件、计划任务书、实验工艺设计文件、实验记录、实验报告、成果报告或科学论文、鉴定验收文件等;

(3)基本建设中形成的项目申请报告及批准文件、可行性研究报告、计划任务书、选址报告、资源调查报告,方案设计、技术设计、施工图设计等各种设计文件,各类计算书、征地文件、工程承包合同、开工报告和许可文件、各种施工记录及施工技术阶段总结、更改设计通知单、工程质量事故处理记录及报告、竣工图、各种设备试运行记录和报告、工程决算、交工验收文件,工程照片、影片、录音、录像等音像材料;

(4)设备管理中形成的设备购置申请书(建议书)、技术经济论证结论材料、开箱验收记录材料,装箱单、各种说明书、证明书、标准图册等各种随机文件材料,设备安装书、设备安装工艺规程等设备安装前的设计文件材料,设备精度检验记录、试车记录、设备性能检查与试运行情况记录、设备安装基础竣工图、设备移交使用记录和验收单等设备检测记录材料,设备历次校验合格材料,各种操作、维护保养规程及有关设备管理制度、各种台帐图表和设备管理计划、单台设备动态管理(主要指设备履历表)材料等设备管理阶段文件材料,设备维护修理过程中形成的设备事故报告、修理报告及图样和修理验收单等材料,设备封存或启封报告单、设备调拨、安装及验收、移交使用报告、记录和清单等设备封存调迁阶段文件材料,设备改造申请报告、验收单和设备技术革新成果等设备更新改造材料,设备报废申请书和设备报废鉴定书等设备报废管理材料。



13、民营企业会计档案收集哪些材料?

会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料,是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。民营企业会计档案收集范围主要有:(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;(2)会计账簿:总账、明细账、日记账(银行日期账、现金日记账)、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账(公积金、养老金明细账);(3)财务报告:月报、季报、年报(包括附表及文字说明)、其他财务报表;(4)其他:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料,以及会计档案的移交清册、保管清册和销毁清册(此项也可放在全宗卷内)。



14、民营企业音像档案收集哪些材料?

音像档案是指在各项工作活动中直接形成的有保存价值的以录音带、录像带为信息载体的文件。记录反映企业主要经营管理活动和重要工作成果的录音带、录像带皆属收集范围,应与相应的纸质文件一样及时收集。

(1)企业领导人和著名人物参加与企业有关的重大活动的录音带、录像带。

(2)企业组织或参加的重要外事活动的录音带、录像带。

(3)记录企业重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的录音带、录像带。

(4)项目基本建设过程中录制的录音带、录像带。

(5)其他有保存价值的录音带、录像带。



15、民营企业实物档案收集哪些材料?

实物档案是民营企业在各项工作活动中形成的有保存价值的、以物质实体为载体的物品材料,其收集范围如下:

(1)企业获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

(2)上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

(3)企业对外交往中获赠的重要纪念品。

(4)企业组织的各种重大活动中形成的纪念品。

(5)机构成立以来使用过的牌、匾。

(6)企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品,使用过的有行业特征代表意义的稀有设备。

(7)企业印章、各种证件等其它有保存价值的实物。



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