干部人事档案整理的方法步骤


 

 

根据《新任中管干部档案整理细则》修订稿进行介绍。整理的第一个环节是鉴别,

也是对准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否属于归档范围,是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;对经过鉴别不符合归档要求的材料,要区别不同情况,采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外,一般来讲,整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:  


第一步,分类按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。


第一类履历材料。


包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有:1988年、1999年两版履历表,参加工作后填写,填写1999版可以填当前时间,填写要规范,前后一致,培训两个月以上的填写,需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登

记表,中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、

政协委员简历归此类。

 第二类:自传材料

;报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类,应该以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。

包括干部人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有:定期考核材料,年度考核登记表(青海省95年度开始考核)每年需归档,援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴

定不带成绩的各类鉴定带成绩的归在第4类中);调任时审计材料(经济责任审计结果报告)

;后备干部登记表。

第四类:学历学位材料;

      (任职)资格和评()专业技术职务 (职称)习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类,学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类,此次统一调整到第四类。其中:1、学历学位材料:高中毕业登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推荐免试登记表,专家推荐表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明。归二级分类的1类中。2、职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。  3、反映个人科研学术水平的材料:青海省存在此类情况的较少,主要是科研单位和院校,归二级分类3类中。4、培训材料:为其两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记表等材料(培训学习时间明确为两个月以上)归二级分类4类中。

 第五类:政审材料;  

  更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意,过去更改

或认定姓名的材料是归在第一类的,此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”(年龄、党龄、工龄和学历学位)认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有:虚、实岁换算造成出

生年份不一致;阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致;出生日期填写中的笔误个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个:一个是现行的文件,即《关

于认真做好干部出生日期管理工作的通知》(组通字[200641号)。文件规定,“从200610月起,不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项;对个别干部的出生日期,档案记载与户籍登记不一致的,应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”

   中组部20071月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》(组通[20074号)规定,“对个别干部的出生日期、参加 工作时间等信息,档案记载前后不一致的,应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中,最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书,或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退(离)休手续时认定出生日期问题的通知》(组通字[199024号)。

   在200610月以前,已经按照这个文件更改了出生日期的,档案中必须有个人申请、所在单位党委(党组)或组织人事部门的调查报告、证明材料(原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件)、按照干部管理权限上级党委(党组)或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为:录(聘)用审批(备案)表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等,以及招生(入伍、招工)政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括:《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》(中组发[198211号)、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》(教高[1990001号)、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》(人薪发[199211号)、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》(人薪发[199443号)、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》(劳人培[198523号)等等。第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、

团组织的有关材料。

第七类表彰奖励材料。

 包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料,此次统一规定作为奖励材料,归第七类。

  第八类:涉法违纪材料。


 第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退()休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国

()等材料,以及各种代表会议代表登记表等材料。注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求,删除了因公出国(境)人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有:9310月执行的工改表;9510月正常晋档工资审批表;977月调整工资标准审批表;9710月工资正常晋档审批表;98年元月正常晋级审批表(五年年度考核称职);997月调整工资标准审批表;9910月正常晋档审批表;2001年元月调整工资标准审批表;艰苦边远地区津贴审批表;2001年月调标审批表和正常晋档审批表;2003年元月正常晋级工资审批表(五年年度考核称职);20037月调标审批表和正常晋档审批表;200410月学历浮动工资审批表;200510月正常晋档审批表;20067月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、实行青海津贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资在职务变动工资审批表标表明工资文号,属于公务员的要有公务员定级表(97年或98年);退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免:要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现;按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号,并加盖组织印章。20083月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关干部,须有《公务员调任审批(备案)表》。第十类:健康检查和处理工伤事故材料治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料其他材料。包括录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料;生平,非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单,干部档案有关情况说明等材料也归入此类。这里需要重点说明两个问题:一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法,按照内容的不同再分别分为四小类,具体来说根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则,第九类材料可以再分为:1.工资材料; 2.任免材料;3.出国()材料; 4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外,第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业(任职)资格和评(聘)转业技术职务(职称)材料;3.反映科研学术水平的材料;4.培训材料等。  今后,报送新任省管干部档案,应严格按照《新任省管干部档案 接收标准》(青组字[2008]62号)进行送第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。

二是内容交叉材料的分类问题

   部分档案材料,特别是一些制式表格,存在内容交叉的情况,可以根据材料的主要内容或用途来确定类别:1、以自传为主的履历或简历表归第二类;2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类;3、享受政府特殊津贴材料归第七类;4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类;5、中央和地方各级党委委员简历,人大常委会委员、政协委员简历放一类。  第二步,排序  排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种:      1.按材料形成的时间排序  

   适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意,第四类、第九类材料排序时,是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

 2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排

    适用于第五、六、八类材料。其中,第五类、第八类材料的排列顺序一般为上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后,要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为,凡有图文的页面,每面作为一页有封面的材料从封面开始编写空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料,统一编写页数。

 第三步,编目修订后的目录与旧目录的不同一是把“类号”改成了“序号”;二是“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;三是删除了“份数”栏。

编目的具体要求:

  1.档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,

填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

 2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。

 3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是:材料类号用汉字的“一至“十”,二级类号用(一)至(四),顺序号用阿拉伯数字。

  4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说,没有标题或标题不规范的,应另拟标题材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

   5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准,也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的必须填写齐全,如198591日,不能填为859月,或者1985年等。  

  6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。

  7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表;复印件等情况也应注明。

   8.书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等,由于后续的材料比较多,为了留出足够的空格,不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。

 第四步,技术加工

     1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌,不能任意扩大或缩小,不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰,所用材料要符合档案保护要求,经久耐用。复制件应附在原件后,与原件作为一件。

   2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

  3.幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

  4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

  5.为方便档案利用和后续材料补充,每份档案材料在整理时必须保证各自独立,禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

 第五步,装订

   装订好的档案,档案目录臵于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。如果左侧的空白不够,要托裱出装订边,不能压字。注意,装订时只要求档案材料左边、下边对齐,卷内有不同幅面的材料,右边、上边不能对齐是正常的,不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订;分卷装订时,必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。


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