档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。

  档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，资源共享。

  完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。

  实现数字化的好处：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便。

适用范围

政府机关、档案局（馆）、工商、税务、司法、交通、教育、房地产、金融、通信、电子等有大量的原始纸质文档（如文件、档案、图纸等）需要进行专业数字化加工的企事业单位。

数字化加工流程

数字化加工的过程就是将历史档案从纸质文档转换为电子影像文档并建立索引的过程。从工作流程的角度看，数字化功能流程分为以下几个步骤：档案领取、档案整理、批量扫描、图像处理、建立索引、数据校验、刻录光盘、挂接入库、重新装订、档案归还，这几个步骤构成一个完整的流水线加工流程（如下图所示），各道工序流程通过网络有机地结合在一起，组成一个闭环的质量监控系统。